La productividad es un ideal que nos llega a quitar el sueño. Si somos precavidos y sabemos gestionar nuestras herramientas, es muy posible que logremos llegar al punto donde nos sintamos satisfechos. Sin embargo, no todo depende de nosotros.
Es usual que todo un equipo sea responsable de sacar adelante una tarea o un proyecto, y en este contexto, es fundamental que cada miembro esté en la misma sintonía para poder alcanzar los resultados deseados.
En estos tiempos, en los que muchas organizaciones mantienen sus funciones totales o parciales de manera remota, no es tan sencillo ir al escritorio de al lado y acordar procedimientos. Por eso, quiero darte algunos consejos capaces de hacer más llevadero el proceso productivo en equipo, incluso pasando por la distancia impuesta en el entorno digital.
Establecer prioridades
El sentido de urgencia es uno de los aspectos más importantes para cualquier miembro del equipo. Es muy usual tener una lista de tareas pendientes, pero ¿estamos todos de acuerdo en que hay que dar prioridad a alguna en específico?
Imagínate que alguien esté incansablemente trabajando en un pendiente y resulta que todos los demás están trabajando en otro y que, para terminar, requieren esa pieza clave que otra persona no hizo. CAOS TOTAL. Aunque parezca improbable, pasa. Y por eso, es necesario establecer y dejar claro el orden de prioridad de las cosas.
Promover la retroalimentación
¿Dejar en “visto” un mensaje es igual a dejar a una persona hablando sola? SÍ, aunque no le demos la misma importancia. A veces, entre tantas tareas, dejamos mensajes sin responder, nos saltamos algunos avisos o simplemente nos enfocamos tanto en lo que estamos haciendo que cualquier cosa adicional es nula para nuestro campo de acción.
Ante ello, es fundamental promover la retroalimentación. No como un factor de estrés o persecución, sino como un “estoy al tanto”, “gracias” o “no lo sabía”. La comunicación efectiva es el punto de partida para los resultados. No puedes dar cosas por sentado o suponer. Crea un espacio de confianza responsable, en el que cada uno oportunamente comunique lo necesario para avanzar en el proceso.
Fijar horarios
Todas las personas somos diferentes y, a veces, los husos horarios nos hacen más distintos aún. Entiende que no todo el mundo lleva el mismo ritmo. Por ello, debe haber una ventana de atención que garantice la atención de los involucrados durante ciertos períodos.
Hay cosas que no requieren disponer de todo un horario de oficina para realizarse. Sin embargo, es prudente considerar que es posible que en el momento en el que María está haciendo su parte del trabajo, puede surgir una duda, pero Juan no puede responder porque está durmiendo. Y está bien, mientras no se establezcan pautas al respecto. Pero, si nunca se ponen de acuerdo y se reúnen para resolver pendientes, puede que pasen días sin soluciones efectivas.
Capacitación
Aprender cosas nuevas siempre es de provecho. No tiene que ser un estudio científico que no añade valor a las labores de la organización. Pero, perfectamente puede haber una reunión para compartir experiencias y recomendaciones sobre la correcta gestión del tiempo. Son herramientas valiosísimas para cualquier persona y más para quienes ejercen trabajo remoto.
Además de motivar a los involucrados a optimizar su productividad y a llevar una vida laboral más saludable, estos espacios son propicios para entender puntos de vista, identificar puntos de mejora y precisar qué cosas hacen falta para subir al próximo nivel.
Tener un equipo de trabajo cohesionado en función de los resultados propuestos no es tarea fácil, pero tampoco imposible. Asegúrate de ser un buen integrante y de compartir con tus compañeros los trucos que han sido funcionales para ti. En la diversidad de los hábitos y de los caracteres está la riqueza. No obstante, identificar un punto medio orientado a la productividad es lo mejor que puede pasarle a todos (incluso al cliente que está apurado por lograr sus metas).
