4 pasos para tener reuniones efectivas

by Köm
octubre 13, 2016

Hay una tensa calma, el compañero de al lado mira su reloj de pulsera, yo- con la impaciencia que ya se ha apoderado de mí- miro la hora en mi móvil, sólo han pasado unos minutos más y siento el temor, en la sala de reuniones todos pensamos lo mismo:

«¡HOY NO SALDREMOS TEMPRANO!» como grito ahogado dentro de mí, otra vez pasará una hora más en el mismo punto, siento como si me escurriera en la silla, sólo asiento con la cabeza porque desde el principio perdí el interés en lo que se está hablando.

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No es un cuento de la cripta, es una historia que se repite en las oficinas de muchas empresas – excepto en la de KÖM– je, bueno si nos ha pasado pero por eso decidimos tomar cartas en el asunto para tener reuniones efectivas.

En la mayor parte de los meetings o reuniones de trabajo  se suele perder muchoooooo tiempo, lo que hace que sean poco efectivas.  El principal culpable de la inadecuada gestión del tiempo suele ser la falta de organización y priorización.

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Si ya sientes miradas de odio cada vez que citas a una reunión, has llegado al blog indicado…te regalo 4 pasos para tener reuniones efectivas. Las hemos separado por etapas.

1. Antes de la reunión

Prepara todo lo que se hablará con tiempo suficiente. Es en serio, toma aunque sea 10 minutos para redactar los puntos a tratar y, si es el caso, las personas que participarán, es decir, aquellas cuya presencia sea necesaria.
Las reuniones efectivas son aquellas que se planearon con tiempo. Crea un planning donde especifiques el motivo, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarán, el tiempo que se dedicará a cada cuestión.

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Convoca con antelación suficiente a los asistentes para que tengan tiempo de preparar sus intervenciones.
Si es posible y lo crees conveniente envía el planning a todos los participantes.

2. Durante la reunión

Las reuniones efectivas son aquellas que comienzan a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental ¡el tiempo es un tesoro! Y lo más importante, te ganarás el respeto por cumplir con los horarios acordados – créeme – te amarán por eso.

  • Dedica los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales.
  • Sigue el desarrollo previsto y evita tratar temas no contemplados en el planning.
  • Realiza una síntesis en cada etapa.
  • El director o coordinador de la reunión debe centrarse en velar por el avance del meeting e incitar la participación. Aquí entre nos, siempre hay gente que se queda callada y otras que hablan por demás. Para crear comunicación todos deben expresar lo que piensan sobre un punto en específico. Te quedarás asombrad@ de los aportes interesantes de los que siempre están en silencio.

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 3. Al finalizar la reunión

Las reuniones efectivas son aquellas en que todos participan. Deja un tiempo al final para que los asistentes expongan dudas, sugerencias, comentarios…deja que la gente se exprese – este punto es vital – podrás evaluar el compromiso y el entendimiento de lo hablado.
Agradece la participación de los asistentes, hazle saber que su contribución es importante.

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4. Después de la reunión

Arma un resumen que se enviará a todos los participantes, durante los días siguientes. No olvides incluir si se han alcanzado los objetivos previamente marcados. Recuerda lo que significa la palabra R E S U M E N. Te dejamos un link por si acaso no tienes claro ese punto, je. https://goo.gl/ofvBoi

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Si has desarrollado reuniones efectivas comparte tu fórmula con nosotros, no te guardes el secreto ¡Escríbenos!